Інтеграція з обліковими системами
На сьогоднішній день гнучкі засоби інтеграції з всілякими інформаційними системами є невід’ємною частиною сучасного ВI-рішення. Це обумовлено безліччю додатків, які використовуються в компанії для реалізації різних бізнес-функцій (бухгалтерські програми, ERP и CRM-системи, WMS и т.д.). Все це неодмінно призводить до формування великого об’єму різнорідних даних та визначає першочергову задачу для будь-якого BI-додатку - консолідація масиву різнорідних даних для їх подальшого аналізу. Разом з тим, важливо розуміти, що зібрані таким чином дані, в силу різних джерел формування, часто суперечать один-одному та мають різні аналітичні характеристики, що може стати причиною необ’єктивного та некоректного аналізу і, як наслідок, прийняття помилкових управлінських рішень.
Технологія, яка реалізована в KPI MONITOR дозволяє імпортувати дані як безпосередньо з СУБД MS SQL Server, яка використовується для збереження облікових даних, так і з транспортних файлів в форматі Microsoft Excel. Крім того, система підтримує автоматичну синхронізацію аналітичних довідників з корпоративною інформаційною системою, що забезпечує єдину систему аналітики в компанії, утворюючи загальне інформаційне середовище.
Інтеграція KPI MONITOR здійснюється шляхом імпорту даних в БД KPI MONITOR у вигляді вітрин даних, що містять значення показників в різних аналітичних вимірах. В системі реалізовано зберігання шаблонів, що відображають відповідність полів базових показників системи KPI MONITOR з найменуванням полів таблиці зовнішнього додатку або файлу імпорту. Формат таблиць для імпорту дуже простий:
Імпорт даних в KPI MONITOR з MS Excel (експорт даних з 1С)
Для кращого розуміння реалізації імпорту даних в KPI MONITOR на сайті ви можете скачати обробку 1С для імпорту форм бухгалтерської звітності Балансу та Звіту про фінансові результати (Форма 2) для одержання значень показників для фінансового аналізу.
Запускаємо 1С.Підприємство /1С.Бухгалтерія. Відкриваємо обробку через меню Файл/Відкрити.
2Встановлюємо прапорець «Вивантажувати» звітам. По замовчуванню помічені всі звітні форми (Звіти про фінансові результати), які містяться в базі.
3Натискаємо кнопку «Виконати». Помічені звіти експортуються MS Excel, створений файл відкривається на екрані.
Обробка 1С експортує дані Балансу та Звіту про фінансові результати в наступний формат, де:
Поле «Дата» - дата складання звітності
Поле «Код рядка» - код статті Балансу або Звіту про фінансові результати. Можливо, також експортувати назви статей. В цьому випадку при першому запуску імпорту аналітичний довідник «Статті», створений в KPI MONITOR, автоматично заповниться при імпорті значень в Базовий показник.
Поле «Форма» - найменування форми звітності. При першому запуску імпорту аналітичний довідник «Форми звітності», створений в KPI MONITOR, автоматично заповниться при імпорті значень в Базовий показник.
Поле «Наше» - найменування підприємства холдингу, якому належить Баланс або Звіт про фінансові результати.
4Перед імпортом даних в KPI MONITOR необхідно створити аналітичні довідники для Базового показника, який буде зберігати дані для побудови Розрахункових/Цільових показників.
- Аналітичний довідник «Стаття», що містить в полі «Код» - код статті, а в полі «Найменування» - назву статті.
- Аналітичний довідник «Форми звітності», що містить в полі «Код» - код форми, а в полі «Найменування» - назву форми звітності. В нашому випадку код та найменування буде однаковим
- Аналітичний довідник «Наше», що містить в полі «Код»- ІНН підприємства, а в полі «Найменування» - назву підприємства.
Створюємо Базовий показник. Встановлюємо три аналітичні виміри для значень показника ("Стаття", "Форма звітності", "Наше"). Задаємо "Крок періоду" - квартал, приміром, квартальна звітність
6Сервісом імпорту даних KPI MONITOR настроюємо відповідність поля файлу MS Excel з параметрами показника. Зберігаємо налаштування в шаблоні імпорту для подальшого використання
7Запускаємо процедуру імпорту або викликаємо за допомогою вбудованого в KPI MONITOR планувальника запуску команд.
Імпорт даних в KPI MONITOR з MS SQL Server (експорт даних з Турбо 9)
Для кращого розуміння реалізації імпорту даних в KPI MONITOR на сайті ви можете закачати процедуру Турбо 9 для імпорту форм бухгалтерської звітності Балансу та Звіту про фінансові результати (Форма 2) для одержання значень фінансових показників.
На відміну від попереднього прикладу даний демонструє можливості імпорту даних з БД облікової системи MS SQL SERVER.
Опис нової таблиці в БД для експорту даних з бухгалтерського програмного забезпечення Турбо 9: Бухгалтерія
Задаємо довільну структуру таблиці. Для прикладу в якості Базового показника, використовуємо значення рядків двох форм бухгалтерської звітності (Балансу та Звіту про фінансові результати) на дату складання звітності. На лістингу представлений запит на створення таблиці в MS SQL SERVER.
Опис полів в Турбо 9. Студії таблиці приводяться на наступному рисунку, де
Поле «Дата» - дата складання звітності
Поле «Код рядка» - код статті Балансу або Звіту про фінансові результати. Можливо, також експортувати назви статей. В цьому випадку при першому запуску імпорту аналітичний довідник «Статті», створений в KPI MONITOR, автоматично заповниться при імпорті значень в Базовий показник.
Поле «Форма» - найменування форми звітності. При першому запуску імпорту аналітичний довідник «Форми звітності», створений в KPI MONITOR, автоматично заповниться при імпорті значень в Базовий показник
Поле «Наше» - найменування підприємства холдингу, якому належить Баланс або Звіт про фінансові результати.
2Перед імпортом даних в KPI MONITOR необхідно створити аналітичні довідники для Базового показника, який буде зберігати дані для побудови Розрахункових/Цільових показників.
- Аналітичний довідник «Стаття», який містить в полі «Код»- код статті, а в полі «Найменування» - назву статті.
- Аналітичний довідник «Форми звітності», який містить в полі «Код»- код форми, а в полі «Найменування» -название формы отчетности. В нашем случае код и наименование будет одинаковым.
- Аналитический справочник «Наше», який містить в полі «Код»- ІНН підприємства, а в полі «Найменування» - назву підприємства.
Створюємо Базовий показник. Встановлюємо три аналітичних виміри для значень показника («Стаття», «Форма звітності», «Наше»). Задаємо «Крок періоду»- квартал, до прикладу, квартальна звітність
4Сервісом імпорту даних KPI MONITOR налаштовуємо з’єднання з базою даних MS SQL SERVER в майстері імпорту та налаштовуємо відповідність поля таблиці з параметрами показника. Зберігаємо налаштування в шаблоні імпорту для подальшого використання.
Можливо також написання власного довільного SQL запиту до бази даних облікового додатку.
5Запускаємо процедуру імпорту або викликаємо за допомогою вбудованого в KPI MONITOR планувальника запуску команд.
На основі отриманого Базового показника, який містить дані статей Баланс та Звіту про фінансові результати можливе швидке налаштування будь-яких фінансових показників з використанням вбудованої бібліотеки математичних функцій. Наявність в системі налаштувань логіки розрахунку будь-якого показника з використанням всіляких формул з встановленням фільтрів по аналітичним параметрам, дає можливість створити довільну модель показників для компанії будь-якої організаційної структури з мінімумом витрат, а інтерфейс системи дозволяє відповідальним користувачам не тільки проводити моніторинг показників, але і аналізувати план розрахунку виявляючи причинно-наслідкові зв’язки.
По аналогу можлива розробка обробки 1С або процедури експорту даних з інших додатків які експортують дані у вигляді таблиць MS EXCEL, значення яких будуть прив’язані до аналітичних параметрів для подальшого використання при створенні, моніторингу та аналізу показників/KPI.
Дані, наприклад, можуть бути наступного формату:
- Виручка, Філіал, Торгова точка, Відповідальний, Товарна група, Бренд і т.д.
- Нарахована зарплата, Видано на руки зарплату, ПДФЛ ставка, Нарахована премія, видана на руки премія, ПДФЛ з премії, Страхові внески, Співробітник, Підрозділ і т.д.
- План сума бюджету, Факт виконання бюджету, Сума коригування бюджету, філія, Підрозділ, ЦФО, Стаття бюджету, Відповідальний, ТМЦ/Послуга
